すっかり定着してきたWeb会議ですが、まださまざまなトラブルがつきものです。このコラムでは、Web会議で起こりがちなトラブルについてまとめ、それぞれについての解決策をご紹介します。
目次
Web会議でよくあるトラブル
〔その１〕
まず、Web会議において、インターネット回線やデバイスなどの周辺機器が原因で起きるトラブルについてです。
〇音声のトラブル
相手の声が聞こえない、またはこちらの声が届いていないといった音声関係のトラブルです。
他にも、雑音が入る、エコーやハウリングが起きるなどもあります。
〇映像のトラブル
映像が止まる、乱れる、映像と音声が合っていない、など映像関係のトラブルです。
〇通信のトラブル
接続が不安定、速度が遅い、といった通信関係のトラブルです。
〔その２〕
次に、Web会議ならではの起こりがちなトラブルについても挙げておきます。
〇発言しにくい
Web会議では対面での会議と違い、重ねて話すと聞き取りにくいこともあり、自分が発言する際に口を挟むタイミングが難しい面があります。
〇映り込んでしまう
Web会議に自宅から参加する場合など、同居の家族やペットが映り込んでしまうトラブルもよくあることです。
〇会議を忘れる
Web会議では、対面の場合のように会議を行う場所までの移動や所要時間を考えずにすむ反面、緊張感に欠けるためか、会議があることをうっかり忘れたり、開始時間を間違えたりといったミスをしがちです。
Web会議でよくあるトラブルの解決策
〔その１〕への解決策
〇音声トラブルには
音声のトラブルは、回線の接続が悪かったり、Web会議システムの音声の設定が正しくされていなかったりすることで起きます。簡単に解決できる場合がほとんどですので、落ち着いて機器の設定を確認しましょう。
雑音に対しては、音の発生源をマイクから遠ざけたり、ノイズキャンセリング機能の付いたマイクを使用したりするとよいでしょう。エコーやハウリングはマイクとスピーカーの距離が近いことで起きるため、できるだけ離しておきましょう。
〇映像トラブルには
Web会議システムのビデオ開始・停止ボタンを停止状態にしていないのに映像が映らない場合、パソコンの内蔵カメラ、または外付けカメラに問題があることがあります。正しく認識されているか、デバイスと周辺機器の接続や設定を確認しましょう。
〇通信トラブルには
Web会議は同時参加の人数が多い場合、ネットワーク環境に負荷がかかり、通信速度が遅くなる傾向にあります。必要に応じてネットワーク環境を見直す必要があります。
また、無線では通信が不安定になりがちです。有線に切り替えると接続も安定し、速度も出やすくなります。しかし、やむを得ず無線環境でWeb会議を行う場合は、無線LANにできるだけデバイスを近づけて行いましょう。さらに、使用するWeb会議システムをなるべくデータ圧縮率の高いものにするとよいでしょう。
〔その２〕への対策
〇発言しやすくするために
同じ人ばかりが発言することにならないように、進行役を決め、名指しで発言を促す、順番に発言する機会を設ける、などの工夫をしましょう。あまり大人数でのWeb会議では、1人あたりの発言できる時間が少なくなってしまうので、できるだけ少人数で行うのが理想的です。
チャット機能を活用するのもおすすめです。
〇映り込み防止のために
自宅からWeb会議に参加する場合は、同居の家族に会議を行う時間帯を伝え、その間は会議をしている部屋や場所に来ないように協力をお願いしましょう。小さな子どもやペットなど、どうしても入ってきてしまう恐れのある場合には、あらかじめ会議のメンバーに断りを入れておくとよいでしょう。
〇うっかり忘れ予防のために
Web会議をうっかり忘れてしまわないように、カレンダーや手帳への記入、リマインド機能を設定しておくなどの対策をしましょう。Web会議の予定をメンバーや上司と共有しておくことも予防策になります。
よくあるトラブルを上手に解決して、Web会議を円滑に行なってください。
