テレワークという働き方の普及とともに、ナレッジマネジメントの重要性が注目を集めています。
今回のコラムでは、ナレッジマネジメントという言葉の意味や、なぜそれがテレワークにおいて特に重要なのか、についてお伝えします。
目次
ナレッジマネジメントとは
ナレッジマネジメント（Knowledge Management）とは、簡単に言えば、社員一人ひとりが持っているナレッジ（専門知識やノウハウ）を社内で共有することです。
例えば、熟練職人が持つ技術や勘やコツ、または企業が蓄積してきた成功の法則や業務の遂行のために欠かせない知識を、特定の社員だけが持つのではなく企業全体で共有することで、生産力の向上を図る仕組みです。
一人ひとりが持つ経験値などは言語化しにくいものですが、それを言語化・データ化・数値化し、社員全員がアクセスできるように形式知化するのがナレッジマネジメントの目的です。
有用なノウハウなどの知識や情報を企業全体で共有するナレッジマネジメントの仕組みは、企業の理念や方向性を浸透させるうえでも役立ちます。
なぜテレワークでナレッジマネジメントが必要なのか
これまでのように、同じ職場や現場で社員がみんな揃って一緒に働いていた時代では、ベテランから部下へと自然にナレッジの継承が行われていました。
テレワークでは、社員がそれぞれ離れた場所で働いているため、オフィスワークと違い、わからないところを上司や先輩にすぐに聞くことができません。
そのため、業務の属人化（仕事の内容や進め方を特定の社員しか知らない状態）が進み、研修やスキルアップに支障をきたしてしまう傾向にあります。
こうした課題を解決するために、ナレッジマネジメントが必要なのです。
テレワークにおけるナレッジマネジメントの役割
〇 業務の属人化の防止
業務の属人化とは、業務ごとに特定の担当者しか詳細を理解しておらず、他の社員では業務の対応ができない状態のことです。こうした状態では、担当者の離職や休職があった場合、企業にとってはリスクになります。また、担当する社員は代わりの社員がいなければ休暇の取得もしにくく、疲れも溜まりがちです。
テレワーク環境では、特に属人化が進みやすい傾向にあるため、オンラインで利用できるナレッジマネジメントシステムが求められています。
ナレッジマネジメントで担当者が保有する業務知識をマニュアル化して共有することで、他の社員でも代わりに対応することが可能になります。
〇 社員のスキルアップ
社員のキャリアや年齢層はさまざまです。同じ業務を遂行する場合でも、人によってナレッジの量や質は違います。例えば、ベテラン社員であればこれまでに蓄積したノウハウを活用してすぐに終えられる業務でも、まだ経験の浅い社員だと時間がかかり、なかなか終わらないということもあります。
テレワークでは対面でのコミュニケーションが減り、新人がベテランから直接指導を受ける機会も少なくなりました。
ナレッジマネジメントで、ベテラン社員が持つコツやノウハウが共有できれば、業務に関連する社員全員のスキルアップにつながります。
〇 業務の進捗を可視化
テレワーク環境では、社員一人ひとりの業務プロセスや進捗状況がわかりにくい面があります。社員間のコミュニケーションが可能なナレッジマネジメントツールの導入により、テレワーク環境でも業務プロセスの共有や可視化が実現します。 また、コミュニケーションが希薄になりがちなテレワーク時代において、ナレッジマネジメントの考え方を取り入れることは、企業理念や目指すべき方向性を共有することにつながり、社員の働く意欲を高めることにも役立ちます。
テレワークのデメリットとされている「業務の属人化が進みやすい」「研修やスキルアップが難しい」「社員間のコミュニケーションが希薄になりがち」といった不安点を解消するための手段として、ナレッジマネジメントはとても重要と言えるでしょう。
