今回のコラムのテーマは、社内SNS活用のメリットについてです。
社内SNSを活用することで、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。
目次
社内SNSとは
SNSとは、ソーシャルネットワークサービスの略で、代表的なものにLINEやFacebook、Twitterなどがあります。
こうしたSNSで、会社や組織内において複数人で使用できるビジネス用のコミュニケーションツールのことを「社内SNS」と呼びます。
社内SNSが活用される背景
最近は働き方が多様化し、テレワークをする社員も増え、同時に社内にいて一斉に仕事をする機会が減っています。そういう時の社内のコミュニケーションツールといえば、これまでは電話かメールでした。しかし、社内にいなければ電話の内線は使えませんし、メールでは迅速なコミュニケーションに支障が出ます。
そこで注目されたのがSNSの活用です。社員がすでにプライベートで使い慣れているSNSを社内でもコミュニケーションツールとして導入すれば、スムーズに活用できるというわけです。
社内SNSの主な機能
〇 チャット機能
チャット機能により社員間でメッセージの送受信ができます。メールのようなあらたまった表現を省いて、迅速なコミュニケーションが可能となります。スタンプや絵文字の利用で、相手のチャットに対して即座にリアクションすることもできます。
〇 グループ機能
グループ機能により、目的や用途別にグループを作成できます。
〇 アップロード機能
アップロード機能により、ファイルやデータなどの送信がスムーズに行えます。チャットやWeb会議をしながら、必要な文書のファイルのやり取りも可能です。
社内SNSを活用するメリット
〇 社員間のコミュニケーションの活発化
社内SNSは、相手の住所や電話番号を把握していなくても、名前を検索するだけで個別に連絡を取ることができる手軽さが最大のメリットでしょう。
グループであれば、メンバー全員が他のメンバーのやり取りを確認できるため、個別の連絡を必要とせず、各自がチーム全体の動きを把握できます。
また、メールの場合と違い、あらたまった表現を省略できるので、気軽に確認や連絡、相談などが可能です。カジュアルな文体で会話が進みやすく、コミュニケーションが活発になります。
〇 情報共有の効率化
社内SNSを活用することで、効率的に情報共有が可能になります。これまでの情報共有の方法といえば主に、メールや電話、会議、打ち合わせ、共有サーバー上でファイルを確認する、などでした。これらの方法は、テレワーク時代においては、緊急の用件の伝達にタイムラグが生じるなどの支障があります。
社内SNSが導入されていれば、こうした伝達事項は社内SNSのみで完結し、情報共有にかかる労力を軽減できます。
さらに、たとえば誤字や内容の修正の必要が生じても、メールのように送り直す手間がかからず、上書きで修正ができる点もメリットです。
〇 時間や場所に縛られない
時間や場所に縛られずに、社内でのコミュニケーションが可能になる点も社内SNSの大きなメリットです。
業務時間内の連絡はもちろん、業務時間外に急な連絡の必要が生じたときも、社内SNSであれば、即座に全員に連絡することができます。
逆に急ぎの用件でない場合は、自分の都合のよい時間帯、場所から投稿や閲覧ができ、社内情報を効率的に共有できます。
社内SNSを活用することで、テレワークなどの働き方の多様化が進むなかでより重要性が高まる「社員間の活発なコミュニケーション」や「成果や進捗の情報共有の効率化」などの実現が期待できるようになります。
