Web会議は、交通費や移動時間が削減でき、ライフスタイルに合わせた柔軟な勤務形態が実現できるなど、さまざまなメリットがあります。
しかし一方で、Web会議には情報漏洩のリスクを伴うデメリットもあります。情報の流出により企業の信頼を失うような事態を防ぐためには、セキュリティ対策のしっかりしたWeb会議システムを選択することや、Web会議を行う際のルールを定め、利用者がそれを守ることが大切です。
今回のコラムでは、Web会議を行う際のセキュリティ対策について、システムの面からと、参加時の注意点、２つに分けてご紹介します。
目次
Web会議システムのセキュリティ対策
多くのWeb会議システムに備わっているセキュリティ対策には、次のようなものがあります。
〇 セキュリティコード（パスワード）の設定
会議ごとにセキュリティコードを設定でき、パスワードを知らなければ、会議に参加することができません。会議の参加者を制限できることによって、不要なアクセスを防げます。
〇 接続IPアドレスの指定
パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスには、それぞれIPアドレスが与えられています。Web会議を行う際は、このIPアドレスを指定することで、部外者の参加を阻止できます。このIPアドレス機能により、社員がプライベート用のパソコンでWeb会議に参加することもできます。
〇 端末認証機能
インターネットの接続場所によって変わることがあるIPアドレスに対し、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの各デバイスの製造時に与えられるMACアドレスがあります。
MACアドレスは、デバイスが同じであれば、変えようとしない限り変わることはありません。
在宅勤務や外出中の社員とWeb会議を行う際など、接続場所が制限されないので、MACアドレスは端末認証によく利用されています。
〇 暗号化機能
インターネット上で音声や映像、資料などの情報をやり取りする際に、それらを暗号化し、外部への情報漏洩や改ざんを防ぎます。
代表的な暗号化の手段には次の２種類があります。
①SSL......HTMLを用いた暗号化方式です。Webサイト上で扱われる住所・氏名、クレジットカード番号、パスワードなどの重要な個人情報を守るために利用されています。
②AES......アメリカで標準規格化された共通鍵暗号方式で、強度の高い暗号化として知られ、Web会議に広く利用されています。
Web会議参加時のセキュリティ対策
Web会議の開催者のみならず、参加者の不適切な対応が思わぬ情報漏洩につながる恐れもあります。
Web会議に参加する際に気をつけたいセキュリティ対策についてご紹介します。
〇 ファイルや資料の取り扱いに注意する
例えば、顧客の個人情報のファイルなど機密事項を含む重要な資料はサーバー上に保存しないようにしましょう。万一、アクセス制限や暗号化の設定にミスがあった時、他者に情報が漏洩するリスクがあります。
〇 セキュリティコードの流出に気をつける
セキュリティコードを設定することで会議に参加できますが、これが流出すると誰でも会議に参加できるようになってしまいます。セキュリティコードのやり取りにはくれぐれも気をつけましょう。
〇 参加場所を考慮する
街中にあるフリーWi-Fiの利用やカフェなどの公共の場からの会議への参加は、セキュリティ面を考えると危険です。外出先からの参加はできるだけフリーWi-Fiの利用を避け、ホテルや貸会議室などの個室を利用するといいでしょう。
また、自宅から会議に参加する際には、背景に余計なものが映り込まない場所を選び、家族で共有しているパソコンは使わないなどの注意も必要です。
〇 アプリをアップデートする
パソコンやスマートフォンにダウンロードしたWeb会議システムのアプリは、こまめにアップデートを行いましょう。アップデートはシステムの強化や改善のために行なわれることがよくあります。常に最新の状態にしておくことで、よりセキュリティ対策が整った状態で会議を行えます。
より安全にWeb会議を行うためには、まずセキュリティ対策のしっかりしたWeb会議システムを利用することが第一ですが、参加者一人ひとりがセキュリティ意識を高く持つことも重要です。
