会議とひと口に言っても、その内容は様々です。
いろいろな種類の会議がありますが、目的がよくわからない会議が何度も開催され、時間を取られて困ることはありませんか？
有意義な会議を行うためには、特に目的を明確にすることが大切です。
会議の種類を理解するために、その目的を大きく５種類に分けてまとめてみました。
目次
- 会議とは
- 目的別に分けた会議の種類
会議とは
会議とは、ある議題について、関係者が集まって話し合いの場を持つことです。人が２人以上集まって、仕事のための話し合いが行われると「会議」と呼べます。しかしその内容は、目的によって異なります。報告や情報を共有するためであったり、何か決めなければならないことに関して参加者でディスカッションを行う必要があったり、あるいは社員に指導をするための場合もあるでしょう。
何を目的とするのかをはっきりさせることで、会議の内容は充実したものとなり、進行速度も早まり、業務の効率化を図れます。
目的別に分けた会議の種類
1. 報告・連絡・情報共有のための会議
この会議のタイプは、業務の予定や進捗確認、実績報告などの情報を、関係者間で共有しておくことが目的です。その性質から毎日、毎週、毎月など、定期的に開催する定例会議と呼ばれるものです。定例会議には、週例会議、月例（月次）会議などがあります。
2. 意思決定のための会議
重要な選択や決断など、ものごとを決めるための会議です。事前に検討事項の資料や提案を準備した上で参加者が議論し、方針をまとめます。定例会議と共通する面もありますが、主なものでは経営会議、役員会議などがあります。大きなものであれば、株主総会もこのタイプの会議に含まれます。
3. 企画立案のための会議
アイデアを出すための会議で、プランニング会議やブレインストーミング会議と呼ばれるものです。参加者それぞれが意見を出し合い、お互いの考え方から刺激を受け合い、新しいアイデアを創出する場です。例としては、営業会議や制作会議などがあります。
4. 進捗管理のための会議
ある案件に対して、スケジュールを調整したり、役割分担を決めたりと、進捗の管理を目的とし、プロジェクト会議と呼ばれるものです。プロジェクトの開始時にキックオフミーティングで目標を明確にし、プロセスレビューで確認を重ねて、プロジェクト終了後にクロージングミーティングで反省点を振り返ります。
社外や他部署の人を含めたプロジェクトの場合など、メンバー間のコミュニケーションを図ることも目的の一つです。
5. 指導のための会議
例えば、上司が部下のスケジュールや目標達成の進捗状況を把握し、必要に応じて適切なアドバイスや指導を行うことを目的とした会議です。１対１で定期的に行われることもあれば、複数人を対象としたセミナー方式で行われることもあります。
また、初めての仕事を行う社員に対して、その業務の知識やスキルを伝えるための場合もあるでしょう。勉強会、説明会、研修会などと呼ばれることもあります。
会議の目的を明確にすることは、あいまいな内容で不毛な話し合いによる時間の浪費になることを避けるために大切なことです。何のための会議なのかを意識して、効率のよい会議の実施を目指してください。
