Web会議問題解決コラム その20：Web会議で議事録を効率的に作成する方法

会議では、議題や話し合いの内容を振り返り、それを踏まえての今後の課題を検討するために、議事録を作成することが一般的です。
議事録の作成は手間がかかるものですが、Web会議の場合は、Web会議システムを利用することで、議事録を効率よく作成できます。
今回のコラムは、Web会議の議事録を効率的に作成する方法についてです。



Web会議で議事録を効率的に作成するには

Web会議システムには、議事録の作成を効率的にする便利な機能があります。
具体的にはどのような機能があるのでしょうか。

〇議事録作成に便利なWeb会議システムの機能
［１］チャット機能
Web会議システムにはチャット機能が搭載されています。会議中にチャットを使用して、重要なポイントや発言内容をまとめておき、終了後にダウンロードすることでテキストデータになります。内容を編集してまとめれば、議事録として保存できます。
［２］録画機能
Web会議システムの多くは、会議の様子を録画して保存する機能があります。この機能を使えば、動画ファイルの形で議事録として残すことができ、会議欠席者にも共有できます。
必要に応じて、AI文字起こしシステムで会話内容をテキスト化することも可能です。

［３］ホワイトボード機能
ホワイトボードも多くのWeb会議システムにある機能です。参加者全員がディスプレイ上で共有し、実際のホワイトボードのように文字や図形、イラストなどを書き込めます。
書き込んだ内容は、クラウドサーバーやアプリ内に保存されるので、ドキュメントファイルとして議事録にできます。

［４］議事録作成機能
Web会議システムには、議事録を自動的に作成できる機能が搭載されているものもあります。
特に、議事録作成の手間を省きたい場合は、最初から自動作成ツールが搭載されているシステムを選ぶとよいでしょう。会議の録音ファイルを文字起こし機能でテキストデータ化できます。



Web会議の議事録作成のポイント

Web会議システムを使って議事録を作成するにあたり、気をつけておきたいポイントを確認しておきましょう。

〇見直しは必要
録音機能や文字起こし機能は大変便利で、大幅に手間や労力を削減できることは確かです。
しかし、完璧というわけではありません。音声の拾い漏れや、細かい部分の誤字などはあるため、必ず人の目で確認することが必要です。
完全に自動化に頼らず、確認、編集したうえで議事録として残しましょう。

〇完璧を求めない
一方で、完璧を求めすぎないことも大切です。議事録作成を自動化すると、どうしても細かい誤字などはありますが、そこをすべて正確にしようとすると、かえって手間が増えてしまい、効率化の妨げになります。
誤解や勘違いを招くほどではなく、会議の内容が明確にわかるのであれば、完璧でなくてもよし、としましょう。

〇複数人で分担する
議事録の作成は、議題が複数ある、参加者が多い、といった会議では、たとえ自動化していても一人で作成するのは大変です。
聞き逃しや記録漏れの防止には、議事録を複数人で作成したり、会議を部分的に区切り交代で分担したりして、作成するのもよいでしょう。

〇すぐに保存・共有する
議事録作成後は、すぐに参加者に共有します。すぐに共有することで、内容にミスがあった場合に気づきやすくなります。
また、議事録はクラウドで管理するのがおすすめです。リモートワークなど、遠隔地にいる人にも確認が可能です。
そして、会議で決まったことを業務に活かせるよう、議事録の内容をすぐに検索できるようにしておきましょう。議事録を作成して終わりではなく、その後の運用面の効率化も大切です。


議事録の作成は大変ですが、Web会議システムの機能を活用すれば、かなりの手間と時間が削減でき、その後の活用や管理にもとても便利です。