Web会議問題解決コラム その18：Web会議と併用可能な「ペーパーレス会議システム」

ペーパーレス会議とは、今までは紙媒体であった文書や資料をデジタル化し、パソコンやタブレットで共有して会議を行うことです。

ペーパーレス会議は、一般的に「ペーパーレス会議システム」というツールが使用されており、Web会議においても大変便利なものです。

「ペーパーレス会議システム」とは？

ペーパーレス会議システムとは、オンライン、オフラインに関わらず、会議が円滑に進むように設計されたツールのことです。
では、どのような機能があるのか、具体的に見ていきましょう。


ペーパーレス会議システムの機能
〇会議の管理
アプリやブラウザ上に会議に必要な資料を登録でき、開催案内や資料の更新などの各種連絡をシステム上で行え、参加者の会議への参加を管理できます。

〇資料の閲覧
参加者はシステムを使い、必要な資料を全文検索機能でキーワードを入力して、全てのコンテンツから検索し、閲覧できます。事前に一括してダウンロードもでき、オフラインでの閲覧も可能です。

画面を２分割して並列に並べる「並列表示」や、枠を固定して常に表示させておく「枠固定表示」、あるいは大きな表をスクロールでも見やすくする「行固定・列固定表示」機能があります。

付箋機能では、付箋に名前をつけたり色分けしたりしてページタイトルにすることもでき、一覧から付箋を貼ったページへすぐに移ることができます。

書記モードでは、発表者の画面操作に関係なく、それぞれ自由にページを移動して直接、メモの記入が可能です。また、決定事項はその場で共有が可能です。

〇進行の補助
ファシリテーターは、発表者、参加者の画面の切り替えを行えます。
画面同期機能で、発信者の操作を同期表示できるほか、ポインターや書き込み、画面分割で未配布の補足資料なども表示できます。

図形の描写機能で、図形の作成や色塗りに加え、既存の図形データを好みに調整することもできます。表示されている資料やホワイトボードに手書きでコメントもできます。

〇情報漏洩の防止
暗号化や閲覧期限の設定、印刷や保存の不可設定などの権限設定ができ、資料の配布・閲覧が可能な人や時期を限定することができます。


「ペーパーレス会議システム」をWeb会議で使うには

ペーパーレス会議システムでは、一般的に動画や音声の送受信はできません。Web会議で利用するには、Microsoft TeamsやZoomなどのWeb会議システムと併用する必要があります。
しかし、Web会議の度にいちいち両方のシステムを立ち上げるのは面倒に感じることもあるでしょう。
Web会議機能を搭載したペーパーレス会議システムを導入すれば、さらに手間が軽減されます。


「ペーパーレス会議システム」はWeb会議にも最適

紙の資料を使用する会議の場合、資料の印刷の手間とコストがかかるだけでなく、何より会議の際に資料を配布する必要がありました。Web会議においては、そこが不便な点でした。
しかし、ペーパーレス化で資料をデジタル化して共有することで、世界中のどこからでも会議に参加が可能になります。

一方、ペーパーレス化のデメリットとして挙げられていたのは、複数の資料を同時に見たいときに、端末のディスプレイでは見づらいことや、これまでは資料に書き込んでいたメモなどができないこと、といった点でした。
しかし、ペーパーレス会議システムを使うことで、そうしたデメリットは解消されます。


Web会議に使うための「ペーパーレス会議システム」は、資料の管理や閲覧のしやすさ、メモ機能の充実度、セキュリティの高さなどを重視して選びましょう。