近年は働き方が多様化し、リモートワークなども当たり前の世の中に変化しています。
そのような中、会議のスタイルもまた、従来とは違ったさまざまな形に変わってきました。
そこで今回のコラムでは、最近増加しているオンライン会議の実情と、併せて多様化している会議スタイルの事例をご紹介します。
オンライン会議の実情
新型コロナウィルスの影響により、通常の業務だけでなく、会議もオンラインでの実施を推奨する企業が増えました。
どのように行われているのでしょうか。
〇行う場所
会社（自席、会議室、個室ブースなど）
自宅（居室など）
外出先（個室ブース、カフェ、出張先の宿泊場所、移動中の乗り物の座席など）
〇使うデバイス
パソコン
スマートフォン
タブレット
オンライン会議では、デスクトップパソコンよりも携帯に便利で持ち運びが可能なノートパソコンの方が多く使用されています。
しかし、ノートパソコンとタブレットのいずれの場合でも、実はスマートフォンとの併用が多く見受けられます。
例えば、パソコンでオンライン会議に参加しながら、スマートフォンで関連する内容を検索する、あるいは、スマートフォンで会議に参加しながらパソコンで他の作業を並行して行う、などです。
〇適した環境
このように、オンライン会議では２つ以上のデバイスを同時に使用することが多いため、複数のデバイスを並べても作業ができるデスクの広さや必要な数のコンセントが確保されている環境が求められます。
あらかじめデスクやコンセントが備わっている個室ブースは、そうした条件をクリアしており、オフィスや自宅で利用されるケースも増えています。
多様化する会議の事例
では、会議そのものはどのように変わってきているのでしょうか。
各企業では、さまざまな工夫で会議の効率化を図っています。事例の一端をご紹介します。
ダラダラした会議を避けるための工夫
〇意思決定者を決める
会議を主宰する意思決定者を１人決め、テーマや参加者の選定、内容のとりまとめや共有などを意思決定者が一括管理します。
一つの決定事項に１名の決定者を責任者として任命することで、議論のプロセスと決定事項の明確化が図れます。
また、意思決定者は会議に参加しないというルールにしている企業もあります。
会議の最初と終わりだけ顔を出し、採否のみを行います。そうすることで、会議参加者は意思決定者に気を遣うことなく、本音で話し合えます。
議論の紛糾を避けるための工夫
〇参加者は少人数にする
参加人数は８人から多くても10人までがよいとされています。
「関係者」ではなく「当事者」のみに絞り、必要のないメンバーの参加を認めないところもあります。
本音で議論するための工夫
〇円卓を使用する
役員を含む会議でも、上座や下座のない円卓を使用することをルールとしている企業もあります。
〇資料を持ち込まない
会議に資料を持ち込むと、議論の方向性が決まってしまい自由な議論に発展しにくいためです。
〇プレゼンをしない
会議では形式的なプレゼンはしないという方針のところもあります。プレゼン資料の作成に手間と労力をかけることが会議の目的ではないとの理由です。パワーポイントなどのプレゼンツールではなく顔をつき合わせて議論し、互いのアイデアに疑問をぶつけあうことで、自分の考えをさらに深められます。
手間と時間を省く工夫
〇議事録をつくらない
議事録の代わりに、アイデアや気づいたことなどを付箋に書いたものを模造紙に貼り出し、それぞれについて議論した後、まとめた内容となった模造紙を最後にデジカメなどで撮影して共有します。
画像を見ればプロセスがわかり、テキスト化された文章ではないため、訂正作業が発生しないというメリットもあります。
会議の多様化は、会議の効率化を図るために行われた、各企業の工夫と努力の現れとも言えるでしょう。
