Web会議問題解決コラム その13：ウェビナー開催の準備で必要なこととは

ウェビナーとは「ウェブ」と「セミナー」を合わせた造語で、オンラインセミナーとも言われ、インターネットで開催・受講ができるセミナーのことです。

対面で開催されるセミナーの場合、会場の確保や、参加者の移動負担がありますが、ウェビナーなら、参加者数も会場の大きさに制限されることなく、全国どこからでも参加が可能です。

今回のコラムは、ウェビナーを開催するために必要な準備についてです。


ウェビナー開催の準備　６ステップ

１.テーマとターゲットを決める
まず、参加したいと思われる魅力的な企画やテーマを決めます。
自社製品やサービスに関係のあるテーマを選ぶことで、事業活動をPRする機会になります。

ウェビナーを開催したくても、参加者がいなければ話になりません。集客を効果的に行うためにも、企画の内容に合わせて、ターゲット層を絞ることは大切です。あるいは、ターゲット層を先に決め、それに合わせてテーマを決める方がよい場合もあるでしょう


２.告知と申し込みフォームを作成する

参加者を集めるためには、事前にウェビナーの開催を公式サイトやSNS、Web広告やメルマガなどで告知します。
開催日時、参加費の有無、問合せ連絡先、内容や参加するメリットなど、必要な情報をシンプルにまとめて発信しましょう。

同時に、申し込みフォームを作成します。
事前に確認しておきたい参加者の氏名やメールアドレスなどの連絡先、質問事項などを入力できるページを作成しておきます。スムーズに参加者の情報を得られます。


３.構成を考え、資料をつくる

テーマとターゲットを決めたら、構成を決めます。対面でのセミナーと違い、気軽に参加できるウェビナーでは、参加者は飽きるとすぐに離脱してしまいます。充実した内容で飽きさせないシナリオを練る必要があります。

ウェビナーの参加者は、パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンでも視聴します。
対面セミナーのスライドをそのまま使うことはせず、小さな画面でも見やすいようにフォントのサイズを大きくし、できるだけ簡潔な文を心がけてスライド資料を作成しましょう。


４.配信の準備をする

ウェビナーの配信には、パソコンとカメラとマイクの準備が不可欠です。
配信状況の良し悪しがウェビナーのクオリティに影響するため、機器のスペックはある程度高いものを使用しましょう。

インターネット回線は無線ではなく、安全性の高い有線LANを使用しましょう。
雑音が入ったり、配信が途切れたりすると、参加者はストレスを感じますし、ウェビナーのイメージも悪くなります。事前に回線種類や速度などを確認しておきましょう。


５.配信ツールを選ぶ

配信ツールの主な機能は、登録フォームの作成やリマインド送信などの申し込み管理、Q＆A やアンケート、投票など配信時のリアルタイムサポートなどです。

配信ツールには、YouTubeライブやSkypeなど有料と無料のものがあります。
有料のものは、機能やサポートの面で利便性が高く、画質や音質もよく、回線が安定しています。
配信ツールによっては、参加人数や配信時間に制限があるため、長時間の大規模なウェビナーの開催を検討する場合、契約プランに注意が必要です。

開催する規模や人数に合わせて適切なツールを選んで導入したら、参加者に共有して準備しましょう。


6.リハーサルをする

開催前にリハーサルをします。配信テストや機材テスト、インターネット回線の状態などを確認しておきます。
また当日にもリハーサルを行い、参加者側で配信を確認する担当者も決めておきましょう。カメラアングルや音声などのトラブルがあった場合もすぐに対応ができます。



ウェビナーの利点は、開催場所のセッティングに手間がかからないことや遠方からでも参加ができるところです。新たな顧客獲得のきっかけも期待できます。
一方、対面型セミナーより丁寧な準備が必要だと言えるでしょう。