Web会議問題解決コラム その11：ビジネスチャットの導入と活用方法

テレワークやリモートワークなどの働き方の多様化に伴い、チャットの普及も進んできました。今回のテーマは、今やビジネスに欠かせないツールとなっているチャットの導入と活用方法についてです。


チャットとは
チャットは、インターネットを介してコミュニケーションを取るツールで、メールのように文字で残すことができ、電話のようにリアルタイムで情報交換ができます。
一対一だけでなく、複数人と同時にやりとりすることも可能です。

例えば、LINEやWhatsAppなどのアプリも普及し、メールや電話より手軽なコミュニケーションツールとしてチャットが利用されるようになりました。

企業では、プライベートのチャットと区別できるように、ビジネス専用のチャットを導入するところが増えてきています。
ビジネスチャットでは、プライベートチャット以上に高水準のセキュリティが採用されており、情報漏洩の防止という面で安全と言えます。


ビジネスチャット導入の３ステップ

１．まず、ビジネスチャットのアプリケーションをダウンロードし、料金プランを選択します。
必要情報を入力すれば、利用を開始できます。
さまざまなビジネスチャットツールがありますが、企業の規模や目的や用途を考慮し、自社に合うものを導入しましょう。

２．次に、ビジネスチャットの導入を社内に浸透させるために、なぜ導入するのかを明確にします。導入理由を明確にすることで、社員がビジネスチャットの利用目的を理解し、積極的に活用しようという意識が芽生えます。使用方法の勉強会も実施しましょう。

３．最後に、最も大切なポイントとなるのが、ビジネスチャットの利用を始める前に、ルールを決めておくことです。
ビジネスチャットは気軽にメッセージを送れる便利なツールですが、その反面、ムダなやり取りが増えると、かえって業務効率の悪化を招くことになります。また、休日にも仕事のメッセージを受けてしまうと、社員はオンとオフの切り替えができずストレスを感じます。
業務時間外や休日には利用しない、などのルールを決めておきましょう。


ビジネスチャット活用のメリット

ビジネスチャットを導入することで得られるメリットと活用例を挙げてみます。

〇情報伝達の時間短縮
チャットはメールより、情報伝達がスピーディーです。
メールの場合、宛名や挨拶などのビジネスマナーとしての定型文を作成するために時間を要しますが、チャットの場合は会話形式でメッセージを送れますし、定型文が不要な分だけ送信も早くできます。

活用例　⇒　人事職では勤怠管理、営業職では業務報告などの文書管理を簡略化できる

〇複数人で意思疎通
グループチャットをつくることで、一度にメンバー全員にメッセージを送ることができます。
複数の部署を横断するプロジェクトやメンバーが多い部署の場合、業務上の質問や議論事項を毎回集まって相談するのが難しいこともあるでしょう。
簡単な相談事であれば、集合しなくてもチャット上で意見交換しあい、まとめることで解決できます。

活用例　⇒　営業職では、社内や取引先との連絡にグループを使い分けることで、並行してやりとりでき、また、外出先からでも会議に参加できる。人事職では、採用選考において応募者個人とのやり取りだけでなく、選考担当者との情報共有・連絡が可能になる

〇メンバー間でのファイル共有
ビジネスチャットでは、複数人で共有しておきたい資料やファイルなども一斉に送ることができ、情報共有の手間を省けます。
またチャットの場合は、前後のやりとりも参照できるので、内容の確認も簡単にでき、トラブルも軽減できます。

活用例　⇒　情報システム部のヘルプデスク業務で、ビジネスチャット上で画面共有を行うことでわかりやすく説明でき、過去の問合せ内容に対する回答も履歴から確認できる



ビジネスチャットの導入・活用により、さらなる業務の効率化、生産性の向上が期待できるでしょう。