せっかくWeb会議を行うためのシステムを導入しても、社員に活用されていなければ宝の持ち腐れで、残念なことです。
あなたの会社では、いかがですか。
どうすれば、社内にWeb会議を浸透させることができるのでしょうか。
Web会議が社内で浸透していない理由
まず、Web会議が社内で浸透しないのは、なぜなのかを考えてみましょう。
大別すると、下記の３つの理由ではないでしょうか。
１．Web会議のやり方やメリットがわからない
２．Web会議ツールの置いてある場所がわからない
３．音問題など環境が悪くてできない
では、それぞれについての解決策を考えてみましょう。
Web会議を社内に浸透させるコツ
浸透していない理由それぞれについて、解決のための方法をまとめました。
１． Web会議のやり方やメリットがわからない場合
〇社内研修を実施する
何よりもまずは、社員にWeb会議を行うメリットを説明して、導入への理解を得ましょう。
そのうえで、社内で導入したWeb会議システムについての使い方の研修を行います。
詳しい知識を持つ社員がいなければ、外部の専門家に依頼することも検討しましょう。
〇マニュアルを作成する
自社独自のWeb会議のマニュアルを作成しましょう。
研修を実施する際の資料としても必要ですが、その後も参照できるようなマニュアルにします。
Web会議の方法やツールの使い方だけでなく、Web会議を行う際のルールについても併せて記載します。
また、インターネット経由でソフトウェアのインストールが必要なツールの場合は、利用可能な条件やシステム管理者の確認などのプロセスも、わかりやすく具体的に明文化しておきます。
マニュアルは、デジタルで閲覧、印刷ができるようにし、さらに手元に置いておきたい人には紙媒体で配布できるようにしておくとよいでしょう。
２． Web会議ツールの置いてある場所がわからない場合
〇わかりやすい場所に置く
Web会議ツールは、社内の共有備品として管理されている場合が多いでしょう。
管理者を通さないと保管場所がわからない、というのでは、面倒に思い使う頻度が減ってしまうこともあるかもしれません。
社員が頻繁に通る、誰もがよく目につくような場所に設置するようにしましょう。
予約制などにするより、使いたい時に自由に持ち出し、使用後に元の場所に戻すというルールにする方が、気軽に利用できます。
〇置き方に工夫をする
乱雑に置かれてあると使う気になれません。
何がどこにあるのか一目でわかるようにツール別に収納ボックスなどに仕分け、ラベリングをしてきれいな状態が保たれるよう工夫して置きましょう。
置き場所に、簡単な取扱説明書を示した看板も一緒に設置しておくと、さらにわかりやすくなります。
また、感染予防のため、使用前後には機器をふいておくこともルールとし、ふき取り用の除菌シートも一緒に置くと、清潔に使うことができます。
３． 音問題など環境が悪くてできない場合
〇Web会議のスペースを確保する
せっかくWeb会議システムを導入し、社員研修を実施しても、肝心の場所が無ければ使えません。
オフィスをパーテーションで区切るなどして、落ち着いてWeb会議が行えるスペースを確保する必要があります。
個室ブースを導入するのも一つの方法です。
〇音マナーを啓発する
Web会議に音問題はつきものです。音に対するマナーは周囲への思いやりです。
社員一人ひとりがマナーを守り、皆が気持ちよく働けるオフィスを目指そうというメッセージをアナウンスしましょう。
例えばポスターなどを作成して、社内の目立つ場所に掲示するのも一案です。
せっかく導入したWeb会議システムですから、上記のような工夫をすることで、ぜひ社員に浸透させて活用できるようにしましょう。
