Web会議問題解決コラム その９：知っておきたい！ Web会議のマナーやコツ

時間や場所を限定されることのないWeb会議。
導入する企業が増えていますが、円滑に進める方法に悩む方も少なくありません。

今回は、知っておきたいWeb会議のマナーやコツについて解説します。


Web会議のマナーやコツ

１．「事前準備」編
〇身だしなみを整える
対面の会議と同様に、髪や髭を整えるなど、最低限の身だしなみに気を配りましょう。
服装もあまりラフな格好は避け、できればシャツやブラウスなどビジネスにふさわしいものを選びましょう。

〇背景はシンプルな場所にする
できるだけ壁が背景になる場所を選ぶのがおすすめです。
乱雑な部屋や、会議に関係のないものが映っていると、気が散ります。
背景選びに困る場合は、バーチャル背景を使用するのもよいでしょう。

〇静かな環境で行う
カフェなどの公共の場は避け、できるだけ静かな環境で行いましょう。
自宅で行う場合は、家族の生活音や近隣の工事の音にも、注意が必要です。

〇会議の目的を明確にする
会議の目的や目標を明確にし、内容や資料を事前に共有しておくことが重要です。
参加者が準備でき、会議スタート後すぐに本題に入ることができるため、ダラダラすることなくスムーズで有意義な会議となります。

〇終了時間を決めておく
終わる時間が決まっていれば、必要以上に話し合いが長引くこともありません。
最初に終了時間を決めておくことで、効率的なタイムスケジュールで進められ、メリハリのあるWeb会議ができるでしょう。

〇進行役を決めておく
Web会議では、対面での会議以上に発言しやすい環境づくりが重要です。
ファシリテーター（進行役）が、参加者のコミュニケーションの潤滑油的な役割を果たすことで、よりスムーズに実施できます。
意見を述べて発言しやすい雰囲気をつくったり、発言していない人に意見を求めたりして、偏りが出ないようにします。


２．「話し方」編
〇他者の発言を最後まで聞く
他者が話している最中に意見を差し挟むことは控えましょう。
割り込むことは、話者に失礼なばかりでなく、特にWeb会議では、誰がどんな意見を言っているのかが、わかりにくくなります。
発言したいときでも、まずは、いま話している人の意見を最後まで聞くのがマナーです。

〇発言しないときはミュートにする
発言をしないときはミュートにしておきましょう。
こちらの雑音が相手に聞こえませんし、先方が話しているときに、うっかり雑談している声が入ってしまった、というトラブルの予防にもなります。

〇ジェスチャーでリアクションする
他者の発言を聞いているときには、うなずいてあいづちを打つなど、ジェスチャーで積極的にリアクションをしましょう。
Web会議では表情やしぐさがわかりづらいため、発言者は聞こえているのか、伝わっているのか、不安になりやすいものです。
ただし、発声してのあいづちは、音がかぶってしまうので控えましょう。

〇はっきりと話す
Web会議では、マイクの性能やインターネットの環境により、こちらの声が聞こえにくかったり、遅れて聞こえたりといったことが起きます。
普段より、ゆっくり、はっきりと話すように心がけましょう。

〇話の始めと終わりをわかるようにする
発言するときには「発言してもいいですか？」などと前置きし、発言の終わりには「以上です」などの言葉を添え、話の始めと終わりが明確に伝わるようにしましょう。
複数の人で行う会議で、発言がかぶってしまうことを防げます。

〇間を意識する
Web会議では音声に遅延が発生します。話し終えたら、他者から反応がないかひと呼吸置くことを意識しましょう。すぐに次の話を始めると、遅れて前の会話へのリアクションが来ることがあります。
間を置くことを意識して余裕を持った発言を心がけることで、声がかぶることなくスムーズな会話ができます。



業務の効率化やコスト面でメリットの多いWeb会議ですが、対面の会議に比べて参加者同士のコミュニケーションが取りにくいなどのデメリットもあります。
マナーやコツを知り、心がけることで、スムーズなWeb会議を実現できます。