オンライン会議が増えてはきましたが、会議室に集まって対面で行う従来通りの会議も、引き続き必要になる時があります。対面会議にもオンライン会議にも、良い面と悪い面があります。
それぞれのメリットとデメリットを把握して、使い分けることで効果的に会議を行えるでしょう。
対面会議のメリット
〇意思の疎通がスムーズ
参加者が同じ空間にいるため、相手の表情がよく見え、身振り手振りを交えた会話で、意思の疎通がしやすいことが、対面会議の一番のメリットです。
互いの真意や熱意も伝わりやすいです。
〇参加者同士の距離が縮まる
直接会って話せるため、会議後に個別に話す機会もあり、親密度が増します。
より深く信頼関係を築けるチャンスがあります。
オンライン会議のメリット
〇場所を選ばずに開催できる
インターネット回線さえつながる環境であれば、どこでも開催できるため、出張経費や移動時間が不要です。
会議室の確保に悩むことなく、日程調整もしやすくなります。
〇紙の会議資料が不要
オンライン会議システムには。画面共有機能が備わっているものが多く、お互いのパソコンの画面を共有しながら会議ができるため、紙の資料を印刷する必要がありません。
電子化した資料を事前にメールやチャットで送っておくこともできます。
対面会議のデメリット
〇一つの場所に集まらなければならない
全員が1か所に集まらなければならず、会議の場所までの移動時間や費用がかかります。
参加人数に合わせて会議室の調整も必要で、部屋の有無によっては、日程調整の手間も生じます。
〇声の大きい人の意見が通りがち
積極的に大きな声で発言できる人の意見が通りがちということが、対面会議ではよくあります。
発言する機会のないまま会議が終わってしまうと、会議に参加する必要性に疑問を抱いてしまします。
〇ムダ話が多くなる
対面では、話が盛り上がって、気づけば主題と関係のない話をしてしまっているといったこともありがちです。
オンライン会議のデメリット
〇意思の疎通がしにくい
オンライン会議では、対面と違い、画面越しのためお互いの細かな表情や雰囲気を読み取りにくい傾向があります。
そのために誤解が生じやすく、話がかみ合わないといったことも起きます。
複数人が同時に発言すると聞き取れない場合もあり、発言を控えてしまう人もいるでしょう。
〇通信環境や機器の調子に影響される
インターネットの通信状況が悪い、機器の調子が悪い、といったことで会議が中断され、復旧に時間がかかり、ムダな時間が発生することがあります。
〇ITリテラシーが必要
パソコンが苦手、Web会議をしたことがない、オンライン会議システムの使用に抵抗がある、という人がいるかもしれません。
オンライン会議をするには、相手も同じサービスやシステムを使用している必要があります。
ITリテラシーを拒んでいる相手とはオンライン会議を行うことはできません。
対面会議とオンライン会議を使い分ける
☆対面会議 ⇒ 議論を活発に行いたい会議の場合
対面会議はコミュニケーションの取りやすさが強みです。
アイデアを出し合ったり、意見交換をしたり、というように、ディスカッションをメインとする場合は、対面会議の方が意見が活発に出てくるでしょう。
☆オンライン会議 ⇒ 大人数での報告会議や広い周知を目的とした会議の場合
セミナーや勉強会、月次報告といった、一方向で大人数に向けた報告を行う場合などは、オンライン会議がよいでしょう。
録画機能を使って、後で欠席者とコンテンツを共有することもできます。
対面会議にするかオンライン会議にするかは、「なんのための会議なのか」と目的を明確にすることで、自ずと適した方法を選択することができるでしょう。
