インターネットを通して遠方の人とも行うことができるオンライン会議。プレゼンテーションをオンライン会議で行う場合、資料はパソコンやタブレット上の画面を共有して表示します。
対面でのプレゼンテーションの場合のように、資料を紙に印刷して配る手間がなく、さまざまな資料を表示できる点も便利です。しかし、画面越しに見せる資料には、作成の際にいくつか注意しておきたいポイントがあります。
ここでは、オンライン会議におけるプレゼンテーション資料の効果的なつくり方についてお伝えします。
オンライン会議におけるプレゼン資料を効果的につくるには
オンライン会議では資料を画面上で見るため、紙に印刷した資料よりも「見やすい」ことが求められます。
〇フォーマットは横
特別な理由がない限り、プレゼンの資料は基本的に横フォーマットで作成します。
〇文字の大きさやフォントに留意する
すべての文字が同じ大きさやフォントでは、メリハリに欠け、わかりにくいです。
大見出し・小見出し・本文・キャプションなど内容によって変化をつけましょう。
画面上で見るため、文字の大きさは全体的に大きめに、20ポイント以上をおすすめします。
フォントは数多く使い過ぎても逆に見にくくなってしまうので、３種類程度を使い分けるとよいでしょう。
〇１スライド１メッセージ
一枚のスライドには言いたいことを一つにします。一つのスライドに複数の内容があると、伝えたいことが曖昧になったり、説明が長くなり参加者の集中力がそがれたりします。
一枚のスライドに一つのメッセージにすることで、スライドの切り替えのテンポも良くなり、聞き手の注意力の低下を防げます。
〇図や表を活用する
文字情報ばかりでは、内容を理解するのに時間がかかってしまいます。
プレゼンには、図や表を上手に活用して、視覚的にアプローチすることが得策です。
本文の途中に図や表を入れる際は、図表の幅と文の長さを合わせるようにすると、見た目がよくなります。
数字のデータは、ただ数字を羅列したものではわかりにくいので、グラフで表示するなどの工夫をしましょう。
〇色を使い過ぎない
特に重要な部分の色を変えるのは効果的ですが、あまり色を使い過ぎていると、かえってどこが重要なのかがわかりにくくなります。色もフォントと同様、多用は避け、３色ほどにとどめましょう。
〇全体像を提示する
プレゼンの冒頭で全体像を提示するための目次を作成しておきましょう。
最初に目次を見ることで、聞き手が情報の整理をしやすくなります。
また、目次の章の区切りごとに扉のスライドを用意しておくとよいでしょう。
聞き手が、いま、全体のどの段階の説明なのかがわかり、より理解度が高まります。
〇１スライド１メッセージ
一枚のスライドには言いたいことを一つにします。一つのスライドに複数の内容があると、伝えたいことが曖昧になったり、説明が長くなり参加者の集中力がそがれたりします。
一枚のスライドに一つのメッセージにすることで、スライドの切り替えのテンポも良くなり、聞き手の注意力の低下を防げます。
〇図や表を活用する
文字情報ばかりでは、内容を理解するのに時間がかかってしまいます。
プレゼンには、図や表を上手に活用して、視覚的にアプローチすることが得策です。
本文の途中に図や表を入れる際は、図表の幅と文の長さを合わせるようにすると、見た目がよくなります。
数字のデータは、ただ数字を羅列したものではわかりにくいので、グラフで表示するなどの工夫をしましょう。
〇色を使い過ぎない
特に重要な部分の色を変えるのは効果的ですが、あまり色を使い過ぎていると、かえってどこが重要なのかがわかりにくくなります。
色もフォントと同様、多用は避け、３色ほどにとどめましょう。
〇全体像を提示する
プレゼンの冒頭で全体像を提示するための目次を作成しておきましょう。
最初に目次を見ることで、聞き手が情報の整理をしやすくなります。
また、目次の章の区切りごとに扉のスライドを用意しておくとよいでしょう。
聞き手が、いま、全体のどの段階の説明なのかがわかり、より理解度が高まります。
対面用資料をオンライン用資料につくり替える
対面式のプレゼンテーションの際に使用していた資料（紙）をオンラインでのプレゼンテーション資料（スライド）につくり替えてみましょう。
紙の資料は、印刷して配布され手元に置いておくために、また、できるだけ少ない枚数にするためにも、１ページの中に小さな文字で、情報が凝縮されています。
〇１ページにつき一つの情報にする
〇文字を大きくし、イラストや写真を入れる
〇直感的に伝わりやすくする
オンライン会議でのプレゼンテーションの資料は、できるだけ簡潔にまとめ、テンポよく、聞き手を飽きさせない構成にすることが、大事なポイントになります。
