最近、ますます増えてきたWeb会議。
いつでもどこでも参加できるWeb会議は、大変便利です。
反面、対面での会議とは違い、表情が見えにくかったり、声が聞こえにくかったりして、時にコミュニケーションが取りづらく、「やりにくさ」を感じることもあります。
そこで、今回は、「どうすればWeb会議をスムーズに行えるのか」についてお伝えします。
Web会議をスムーズに進めるためのポイント
〇事前準備をしっかりする
まず、会議の内容と目的を把握し、必要な資料を事前に共有しておきます。
そして、インターネットによるリモート方式の会議で大事なのは、通信状態です。回線や配線の接続をしっかり確認しておきましょう。
開始時間ギリギリになって慌てないように、少し早めのスタンバイを心がけましょう。
いきなりWeb会議に入るのではなく、入室してきた人と軽く挨拶を交わし、ちょっとした雑談をするなどして、リラックスした状態で開始時間を迎えましょう。
〇会話のルールを決める
Web会議では、同時に発言したり、他者の発言の途中で割り込んで話したりすることは慎みます。相手の発言が終わってから、自分の意見を述べましょう。そのためには、発言の始めと終わりが明確になるように、「〇〇です。発言させていただきます。」「私からは以上です。」などと、お互いに言葉を添えるようにします。
また、自分が発言するとき以外は、マイクをミュート（オフ）にしておくのがおすすめです。
マイクをオンにしたままだと、周囲の音を拾ってしまい、衣類のこすれる音や咳払いなどが入り込み、他の人の発言の邪魔になりかねません。
〇マナーを意識する
Web会議でも身だしなみには、ビジネスであることを忘れずに、相手に失礼にならないように気を遣いましょう。
背景も選びましょう。あまりごちゃごちゃした背景では、注意力をそがれます。
多くの人が利用する公共の場所や賑やかな喫茶店などでのWeb会議は避け、できるだけ静かな場所で行いましょう。
〇会議の進行役を決めておく
会議のリーダーを決めておきます。リーダーは、事前に会議の内容や資料を共有しておくことを参加者に促し、当日会議の冒頭でも再度その内容と目的を告げます。
会議を始めるにあたり、効率よく集中して行えるよう、最初に終了時間を決めておきます。
リーダーは進行役として、議論が脇道にそれた場合には軌道修正をし、参加者が発言しやすい雰囲気をつくるように努めましょう。
参加者が多く、リーダー1人では大変な場合は、タイムキーパーを兼ねたサブ的役割の人も決めておくと安心です。
〇Web会議システムの機能を活用する
Web会議システムには、資料や画像・映像、パソコンのデスクトップ画面を共有できる機能が備わっています。この「共有機能」をうまく使えば、資料作成の手間を省けます。
また、多くのWeb会議システムには、従来の会議の感覚で使える「ホワイトボード機能」や「チャット機能」が備わっています。
対面と違い、発言のタイミングがつかみにくいWeb会議では、チャットを活用するとよいでしょう。質問などはチャットで投稿してもらうことで、まとめて回答したり、議論する時間を設けたりすることができます。
〇記録を残す
最後に大切なことは、議事録の作成です。後で読み返すことができるので、反省点や問題点も見えてきます。会議に参加できなかった人も、議事録を見れば内容が把握できます。電子保存にしておけば、共有もできて、なお便利です。
以上のような、いくつかのポイントに留意することで、よりスムーズにWeb会議を進めることができるでしょう。
