会議室、足りていますか？
「急に会議するって言われても、空いてる部屋がないよ！」 「いつも使用中の部屋ばっかりで、そもそも会議室が少なくない？」
会議室が足りない――という悩みをお持ちの方は、多いのではないでしょうか。
会議室が不足している主な原因としては、次のようなケースが挙げられます。 ①オフィスのスペース自体が狭い ②スペースはあるが、有効に活用されていない ③会議室の利用方法に問題がある
こうした状況が続くと、重要な会議や緊急を要する問題、秘匿性のある話し合いに支障が出ます。会社であれば、社員はストレスがたまり、事業が受けるダメージも少なくないでしょう。
会議室の不足を解決するには 上記のケースに対する解決法とそのメリット、デメリットについて一例を挙げてみます。
①社外のスペースを活用する 賃料を抑えるため、オフィスのスペースを縮小した結果、会議室に充てるスペースの余裕がないところもあるでしょう。オフィス自体にスペースがない場合は、社外のレンタルスペースや貸し会議室を利用する方法があります。立地や規模により価格はさまざまですが、インターネットで簡単に予約でき、気軽に利用できます。
メリット...スペースの増設よりもコストがおさえられる デメリット...長期間にわたると、かえってコスト高となる可能性がある
②社内のレイアウトを変更して、スペースを有効に使う工夫をする 例えば、３～５人程度の少人数で行われる会議が多いのに、８～10人程度座れる大人数用の会議室の数が多いということはありませんか？大きい会議室と小さい会議室の数の配分が適切かどうかを見直してみましょう。
ご自身の会社やオフィスでは、どのような会議が多く行われているのかを確認してみてください。必要な会議室の広さが具体的にわかります。利用する時間や使う機材によっても必要な部屋の大きさは異なってきます。 また、社員が自由に使えるようなオープンスペースを設けている会社やオフィスも増えています。それほど秘匿性の高くない事柄であれば、こうしたオープンスペースを会議に利用することもできます。什器や家具の配置を変える、パーテーションを立てるなどの工夫で、新たなスペースを設けることも会議室不足の対策となるでしょう。
メリット...無駄なスペースを見直せる デメリット...工夫に限界がある
③ 利用システムの考案やリモートのWeb会議の導入を検討する 会議室の利用に際しては、ほとんどの会社が予約制を採用されていることでしょう。
例えば、パソコンから会議室の予約状況が一目でわかり、簡単に空いている部屋を予約できるシステムになっているところが多いのではないでしょうか。これにより、ある時は会議室が予約でいっぱいなのに、ある時は空室ばかりといった日時によりバラつきのある状態の解消につながっていることでしょう。 予約システムを導入するメリットは、会議室が空いている時間に会議をうまく設定できるということですが、反面、予約のキャンセル忘れにより、未使用の部屋が発生するというデメリットもあります。
そこで、最後に会議室不足の解決策として登場するのがリモートで行う「Web（オンライン）会議」です。現在は、対面で行う会議の代わりにリモート（遠隔）でも打ち合わせが可能なWeb会議が主流になりつつあります。Web会議の導入により、会議室のスペースを省略化、部屋の予約時間の調整、会議の場所までの移動時間の削減が可能になります。さらに、参加人数にも制限がなくなります。
メリット...広いスペースを必要とせず、人数制限もない デメリット...周囲の音や背景に気を遣う
ひと口に「会議室が足りない」という悩みがあっても、その理由はケースバイケースでしょう。まずは原因を探り、その上でそれぞれの会社に合った解決策を講じてみては、いかがでしょうか。
次回のテーマは、会議室不足の解消にもなるリモートのWeb会議に、必要な機材の種類や選び方について、です。
