オフィス内で個人の席を決めず、その都度好きな席で作業できるフリーアドレス制は、オフィスのスペースを効率よく使えることから、近年人気のあるワークスタイルです。
しかし、フリーアドレスを導入したものの、うまくいかなかったという場合も少なくありません。
今回は、フリーアドレスが失敗するのはなぜなのか、その原因についてまとめました。
目次
フリーアドレスが失敗する原因６選
１ 導入目的が不明確
単に形だけフリーアドレスにすればよい、というわけではありません。フリーアドレスにすることが、本当に自社の生産性の向上につながるのかどうか、十分に検討したうえで導入する必要があります。
フリーアドレスを導入することで、どのようなメリットや労働環境の改善につながるのかといった目的を明確にすることで、社員の理解も得られ、浸透させることができます。
２ 社員の居場所が把握しにくい
フリーアドレス制では、社員が常に決まった席にいるわけではないため、来客や電話の対応などで連絡が必要な場合、どこにいるのかがすぐにわからず困ることがあります。
そのため、フリーアドレスを導入する場合は、社員それぞれの居場所がわかるシステムの導入や、報告・連絡・相談が確実にできる仕組みをつくる必要があります。
３ サポートを受けにくい
フリーアドレスの場合、上司と部下や先輩と後輩が離れて座っていることもあるため、指導をしにくい、サポートを受けにくい、といった面があります。
そうした問題に対しては、定期的なミーティングなど、経験の浅い社員とベテランの社員が常にコミュニケーションを取れる体制を整える必要があります。
４ 書類の保管場所に困る
フリーアドレスとなり個人席がなくなると、書類の保管場所に困るという問題が発生します。個人の持ち物も席を移動するたびに持ち歩くことになり、面倒なだけでなく紛失のリスクもあります。
書類については、データ化してクラウドで共有するなどペーパーレス化し、個人の私物についてはロッカーを設けるなどの対策が必要です。
５ セキュリティ面に不安がある
社員数の多い企業では、フリーアドレスになることで、知らない顔ぶれの中で仕事をすることもあり、社内の人と社外の人の区別が難しいこともあります。
そのため、入退室の管理や身分証の携帯、機密情報の漏洩防止などのセキュリティ対策が欠かせません。
６ 雑談が増える
フリーアドレスのメリットの一つは、部署や立場の違いを超えて社員同士のコミュニケーションが増えることです。しかしその反面、雑談の増加で生産性が落ちることもあります。ついついおしゃべりに花が咲いてしまい、業務がおろそかになったり、周りの会話が気になって業務に集中できなかったり...ということもあります。
雑談に気を取られず、集中して業務を行いたい場合には、オープンスペースとは別に隔離されたスペースがあるとよいでしょう。パーテーションを利用して集中業務用のコーナーを設けたり、個室型ブースを設置したりすることで、問題を解決できます。
フリーアドレスの成功例
フリーアドレスの導入に成功した企業の例では、自由なワーキングスタイルを可能にする社内制度を整え、導入理由や目的を経営トップからきちんと発信し、社員の不安を解消しています。
例えば、環境面では、ペーパーレスシステムの導入やオフィス全体の無線LANの導入、スマートフォンやタブレットパソコンによるモバイル化、などを徹底しています。
また、休憩エリアやミーティングスペース、個室ブースの設置なども積極的に行なっています。こうした努力により、フリーアドレスを活かして生産力を高める組織づくりに成功しています。
企業のスタイルや業種などにより、フリーアドレスの向き不向きは異なります。導入にあたっては、自社や部署の業務がフリーアドレスに向いているのかどうかを、しっかり見極めることが大切です。
