自社の「会議室が足りない」と感じる社員は多いようです。どうして会議室が足りなくなってしまうのでしょうか。本コラムでは、その原因についての解説と解決策をご紹介します。
目次
会議室が足りない原因
まず、なぜ会議室が足りないと感じるのか、考えられる理由をいくつかあげてみましょう。
〇会議室数が少ない
そもそも会議室の数そのものが、少ない場合があります。会議室の数は、現在の自社の規模や従業員数に見合っているでしょうか。業績が好調で社員数が増加し、会議の回数も増えているのに、会議室数は以前のまま、という場合は当然、足りなくなってしまいます。
〇適切な人数で使用していない
定員に見合った人数で会議室が使用されているでしょうか。２、３人と少人数の会議なのに、10名は入れるような広い会議室を使用していることが多いという場合、スペースの無駄遣いになっています。
〇不要な会議をしている
その会議は本当に必要で行われているものでしょうか。慣例や惰性で行われているだけの定例会議になっていませんか。別の方法で済むようなことをわざわざ会議にしていては、会議室の使用頻度は高くなってしまいます。
〇予約のルールが守られていない
会議室の予約のルールは、きちんと守られているでしょうか。会議の日程が確定していないので予備日を含め３日ほど仮予約がされていたのに、会議の日が確定後も仮予約をキャンセルし忘れていた...。そんなことがあると、実際に使用される日は１日だけなのに、使用されない２日間は予約できないといった状況が起こります。
また、予約時間が過ぎているのに会議が終わっていない、あるいは延長の可能性を考えて長時間の予約がされているといった場合も、会議室が足りなくなる原因になってしまいます。
会議室不足の解決策３選
それでは、会議室不足の解決策を３つご紹介します。
１ 会議室を増やす
自社の現状に見合うように会議室を増やしましょう。最近はリモートワークも増えており、以前に比べて大人数用の会議室はあまり必要ではなくなりました。
少人数での会議であれば、Web会議用の個室ブースを設置することもおすすめです。必ずしも個室でなくてもよい場合は、オープンスペースをパーテーションで仕切り、会議スペースとして利用できるようにするのもよいでしょう。
社内に新たなスペースをつくるのは難しいという場合は、貸会議室やコワーキングスペースなど社外の施設を利用するという方法があります。
２ Web会議を活用する
業務進捗の報告など情報を共有することが目的の会議は、対面でする必要性は低く、自宅や出張先から参加するWeb会議で実施してもよいでしょう。Web会議システムの導入により、オフィス内の会議室を使用することが減り、会議室が足りなくなる状況を減らせます。
３ 予約管理システムを導入する
会議室の予約のキャンセル忘れや、無断の使用時間の延長などが原因で発生している会議室不足の解消には、予約のルール厳守を徹底することはもちろんですが、加えて予約管理システムの導入がおすすめです。例えば、予約時刻になっても会議が始まらない場合は自動で予約が解除されたり、退室時刻をアラームで知らせることで無断延長を防いだり、といった仕組みで、会議室の使用を効率よく管理できます。
受付システムと連携できるものもあり、会議室内の端末に来客の到着を知らせてくれます。こうしたシステムを利用することで、会議室の稼働率のデータも収集でき、会議室数の検討に役立てられます。
会議室が足りないと感じる原因は、企業によってさまざまでしょう。自社ならではの理由をふまえたうえで、解決策を講じていってください。
