テレワークが増える一方で、社員同士のコミュニケーション不足が課題となっています。出勤時は他の社員と、リアルにコミュニケーションを取る貴重な機会です。
コミュニケーションの活性化を促すオフィスづくりの工夫を、まとめました。
目次
オフィスコミュニケーションの必要性
オフィスコミュニケーションは業務をスムーズに行うために必要なことです。上司や部下、プロジェクトチーム、他部署との連携においてコミュニケーションは欠かせません。
コミュニケーションが不足している企業では、伝達ミスを招いたり、プロジェクトの進行に支障が出たりして、作業効率や生産性の低下につながります。
社員同士が交流することで支え合い、部署やチームの結束が生まれ、業務へのモチベーションも上がります。社内の人間関係が良好になると、離職率も下がります。コミュニケーションが生まれるオフィスは、さまざまな面でよい結果を導きます。
コミュニケーションを生むオフィス
どのようなオフィスであれば、社員間のコミュニケーションが生まれるのでしょうか。
その答えは、さまざまな工夫をしたスペースを導入することです。下記に一例を挙げてみます。
〇オープンスペース
オープンスペースのオフィスは、壁などで仕切られていないスペースです。広いスペースをみんなで共有する形態で、社員同士が自然にコミュニケーションを取り合うことができます。
さらに、フリーアドレス制を導入することで、固定された席ではなく隣に座る社員が入れ替わることになり、幅広い交流が生まれます。
〇フリースペース
フレキシブルにレイアウトを変更できるフリースペースがあると重宝します。可動式のパーテーションで仕切れば少人数のミーティングに、パーテーションを取り除けば大人数のイベントやセミナーに使える、そんな便利なスペースです。
用途に合わせて気軽に集うことができ、コミュニケーションも活性化します。
〇リフレッシュスペース
リフレッシュできるスペースが設けられていると、休憩時に社員間のコミュニケーションが生まれるきっかけになります。ドリンクコーナーや図書コーナー、軽い運動ができるトレーニング器具が置いてあるスペースでは、仕事以外の話題でも盛り上がります。
コミュニケーションを生む工夫
スペースをつくることの他に、下記のような工夫でコミュニケーションを増やすことができます。
〇レイアウト
例えば、デスクをランダムに並べることで、単調な動線でなくなり、他の社員と接する機会が増えます。
また、ゴミ箱やコピー機を１カ所にするなど配置を工夫すると、そこまでの移動や、使用するタイミングが重なった際に、言葉を交わすきっかけになります。
〇家具
ミーティングに使うテーブルの形を四角ではなく、円形や五角形にすることで緊張感をやわらげ、リラックスすることができます。背もたれが高めのソファなどは、座ると適度に空間を仕切ってくれて落ち着きます。リビングにいるような雰囲気で、くつろいだ気分で会話ができます。
〇演出
オフィスにBGMを流したり、インテリアに観葉植物を置いたりすることで、リラックスした雰囲気が演出され、コミュニケーションの活性化に好影響を与えます。
オフィスが静かすぎると電話や会話がしにくいのに対して、音楽が流れているとコミュニケーションが活発になりやすいからです。また、観葉植物などのグリーンにはリラックス効果があり、オフィスの雰囲気が良くなります。
コミュニケーションが生まれるオフィスとは、つまり会話がしやすい空間ということです。気軽に話せる雰囲気をつくるため、レイアウトやスペースを工夫することがポイントです。インテリアや家具がおしゃれでリラックスできるオフィスであれば、出勤するのが楽しくなりそうです。
