オフィスのリニューアルには時間と労力、費用が伴います。見切り発車で失敗すると損失です。
オフィスリニューアルを考えているなら、手をつける前に成功の秘訣を抑えておきましょう。
目次
オフィスリニューアルの成功に導くには
オフィスリニューアルを成功に導くカギとなるのは、次の３点です。
1. 目的を明確にする
まずは、なぜオフィスリニューアルを行いたいのか、その目的を明確にすることが最も大切です。 例えば、社員の人数が増えたので広くしたい、社員同士のコミュニケーションが活発になるようなオフィスにしたい、動線を良くして仕事の効率アップにつなげたい......など、目的はできるだけ具体的にします。
目的によって、今のオフィスのままリニューアルするのがいいのか、移転してリニューアルするのか、が決まります。
2. 改善したい点を明確にする
次に、今のオフィスの問題点を洗い出します。社員の抱えている不満、セキュリティ面に問題はないか、などを調査し、改善したい点を明確にします。
同時に、現在のオフィスの面積や社員数、デスクなどの家具数などを把握しておきましょう。
3. 依頼する業者を選ぶ
オフィスリニューアルの目的を具体化し、改善点を明確にしたら、次なる成功のカギは業者選びです。
業者選びはインターネット検索でも、複数社にコンペを依頼しても、どちらでもいいでしょう。
依頼する際には、自社の要望をしっかりと伝えましょう。リニューアルに向けた要望をしっかり汲み取り、実現に尽力してくれる業者を選びましょう。
どのようなオフィスリニューアルの事例があるのか、どこまでアフターメンテナンスの補償があるか、なども確認しておきましょう。
また、仮の予算を組んでおくことも必要です。予算に見合う施工を依頼できるかどうかも業者選びの大切なポイントです。
オフィスリニューアルの事前準備
業者の選定を終えたら、いよいよオフィスリニューアルプロジェクトの始動ですが、施工開始前にまだやるべきことがあります。下記の内容について検討、確認をしておきましょう。
〇予算を決める
オフィスリニューアルにかける予算を決めます。オフィスリニューアルの費用は減価償却の対象となることが多いので、そうしたことも考慮に入れて検討しましょう。
〇オフィスのオーナー（管理会社）への確認
オフィスが賃貸物件の場合、オーナーや管理会社への事前確認はとても大事なことです。そもそもリニューアル工事を行なってよいかどうか、可能な場合もどこまで実施してよいか、などを相談しておきましょう。
〇スケジュールの作成
施工のスケジュールがオフィスを使用しながら行う場合、平日の日中のみに行うのか、夜間や土日祝日に行うのか、によって施工期間や費用が変わります。例えば、年末年始やお盆、連休中などは施工が可能でも、割増料金が発生することがあります。
また、オフィスを移転してのリニューアルの場合は、転居のスケジュールを組む必要があります。
〇設備・家具などの確認
社員の利用状況に合わせて、電話やLAN、Wi-Fiなど通信インフラの増設の必要性や、デスクや収納家具の増減などについて検討しておきましょう。
〇契約内容の確認
リニューアル業者と本契約をする前に、予算やスケジュールは大丈夫か、自社の希望する方向性に見合うものかなど、もう一度契約内容の確認をしておきます。
〇リニューアル工事中の業務スペースの確保
オフィスリニューアルの工事中は、オフィススペースの一部や全てが使えなくなります。工事期間も業務を行うスペースを確保しておく必要があります。
オフィスリニューアルの成功のカギは、「どのようなオフィスにしたいのか」を明確に、具体的にすることです。そのうえで、事前のリサーチ、準備をしっかりすることで、失敗のない理想のオフィスづくりが実現するでしょう。
