オフィス空間改善コラム その15：バーチャルオフィスの特徴とメリット・デメリット

働き方改革やリモートワークの普及により従来からのワークスタイルが変化し、新たなオフィスの形態として「バーチャルオフィス」が注目されています。


今回は、バーチャルオフィスの特徴やメリット・デメリットについて解説します。


バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、物理的なスペースを借りるオフィスとは違い、住所や電話番号などの基本情報だけを借りて開設できる仮想のオフィスのことです。
物理的なスペースを貸し出すレンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースとは異なります。
作業スペースは自宅など別の場所にあり、住所、電話番号、法人登記のみを利用したい事業者からのニーズがあります。


バーチャルオフィスの特徴

バーチャルオフィスでは、住所以外にも電話番号やFAX番号も提供されるので、自分で導入の手続きを行う手間が省けます。郵便物の受け取りや転送もしてもらえます。さらに、有料のオプションサービスには、会議室や打ち合わせスペースの利用や法人登記の代行などもあります。経理や税務に関するサポートなどを提供しているところもあります。


バーチャルオフィスのメリット

〇経費を抑えられる
バーチャルオフィスは専有スペースを借りるわけではないため、月額利用料は数千円～数万円程度と、通常のオフィスを借りる場合と比べ格安です。初期費用も抑えられ、手続きもスピーディーに短期間で開設できます。

〇オフィス地を都心部にできる
バーチャルオフィスであれば、賃料が高い都心部の住所も安く利用できます。名刺や公式サイトに人気のエリアの住所が記載されていることで、対外的なイメージアップにつながることもあるでしょう。

〇プライバシーが確保できる
セキュリティ面から自宅の住所で登記するのを避けたい個人事業主にとって、自宅外の住所で登記ができるのは魅力の一つです。
バーチャルオフィスの住所は、通信販売で必要な「特定商取引法に基づく表記」に記載できるので、ネットショップなどを運営する個人事業主にとっても利便性があります。

〇必要に応じて会議室を利用できる
バーチャルオフィスの多くは会議室のレンタルをサービスとして提供しています。会議や打ち合わせのための場所が必要な時に利用できるのも便利です。

〇雑務のサポートを受けられる
バーチャルオフィスを契約することで、滞在している担当スタッフが代わりに電話対応や宅配便の受け取りなどをしてくれます。


バーチャルオフィスのデメリット

〇作業スペースが必要な場合は困る
バーチャルオフィスには物理的な作業スペースはないため、必要な場合は別途、確保しなければなりません。広い作業スペースを要する業種には向かないと言えるでしょう。

〇バーチャルオフィスであることは隠せない
インターネットなどで住所を調べれば、バーチャルオフィスであることは知られてしまいます。あるいは顧客が実際に訪問して知ることもあります。マイナスのイメージを持たれる可能性にも留意しておきましょう。差支えなければ、事前にバーチャルオフィスであることを公表しておくことも、一つの対策です。

〇開業できない業種もある
すべての業種がバーチャルオフィスで開業できるわけではありません。特定の許認可が必要な、職業紹介業、人材派遣業、建設業、士業（弁護士、税理士、司法書士）など、開設できない業種もあります。

〇銀行の法人口座開設が難しい場合もある
バーチャルオフィスの住所でも法人口座が開設できるかどうかについては、依頼する銀行とバーチャルオフィスによって対応が異なります。開設できる事例もできない事例もあるため、契約前にバーチャルオフィスに確認しておきましょう。



バーチャルオフィスは法人登記もできるので、自宅の住所を公開することなく安心して事業を営めます。オフィスコストの削減を望む個人事業主にとって、利便性の高いものと言えそうです。