オフィス移転は、個人の引越より大掛かりな作業になります。それだけに、せっかく移転に踏み切ったのに、「以前のオフィスよりメリットが増えたと感じられない」「かえって使い勝手が悪くなった」といった失敗を招かないためには、移転のポイントを把握しておく必要があります。
オフィス移転の流れとポイント
オフィス移転の大まかな流れをまとめてみました。併せてポイントも解説します。
１.移転の日程を決める
まず現在使用しているオフィスのオーナーや管理会社に解約予告期間を確認し、解約通知を提出します。併せて原状回復条件も確認しておきましょう。
解約予告は、一般的には半年前が多いようです。
☆ポイント！！
◎タイミングを検討する
オフィス移転にはタイミングが重要です。大きな事業の佳境時などは避けた方が無難です。移転によって環境が変わり、好調だったペースが乱れてしまいかねません。事業が落ち着いている時など適切な移転時期を検討しましょう。
２.移転先を決める
家賃、面積、立地など、希望条件に合うオフィスを探します。すべての条件を満たす物件を見つけるのは難しいので、優先順位と最低条件をよく検討して決めましょう。
☆ポイント！！
◎移転の目的を明確にする
「社員が増えたので広いスペースが必要になった」「賃料の見直しでもっと安いオフィスに変えたい」「業務の効率化のため立地のよい場所に移りたい」など、理由によって選ぶ物件は異なってきます。
なぜオフィスを移転する必要があるのか、その目的を明確にすることが大切です。
３.移転スケジュールを作成する
具体的な移転スケジュールを決め、さまざまな手続きをリストアップします。
社内に引越の日程を通達し、移転に伴う業務の変更点などがあれば伝えておきます。
取引先への移転のお知らせや、名刺や封筒などの印刷物の発注も忘れずに行います。
４.新オフィスのレイアウトを決める
オフィスのレイアウトを決めます。家具のサイズを計測し、配置を考え、不足しているものの購入の手配をします。
☆ポイント！！
◎社員の意見を聞く
オフィスの移転は、社員の働きやすさや労働意欲を向上させるよい機会です。今のオフィスの不満点や改善してほしいと思っていることを聞き取り、新しいオフィスのレイアウトに反映させましょう。
５.業者を選ぶ
引越業者を選びます。内装のデザインも外注するのであれば、内装工事業者も検討して決めましょう。インターネット環境などの整備は、専門業者に依頼するのもよいでしょう。また、旧オフィスの契約条件に従い、原状回復工事の必要がある場合には、その業者にも依頼します。
６.関係官庁への届け出をする
無事に移転を終えたら、関係官庁に必要な届け出をします。オフィスの移転は、法的に決められた届け出が必要です。一例をあげておきます。
法務局......変更登記申請書など（管轄が変わる場合は旧住所と新住所の両方）
税務署......異動届など（異動前の税務署）
都道府県税事務所......異動届など（管轄が変わる場合は旧住所と新住所の両方）
年金事務所......所在地変更届など（変更前の年金事務所）
市区町村......法人等移動届出書など（市区町村が変わる場合は旧住所と新住所の両方））
労働基準監督署......労働保険名称・所在地等変更届など（新住所の労働基準監督署）
公共職業安定所......給与支払者の所在地・名称変更届出書など（新住所の公共職業安定所）
郵便局......転居届など（移転前に手続可能）
※その他、消防署、警察署、NTTなど
事前に必要な提出書類や期限を確認し、提出漏れのないようにしましょう。
オフィスの移転は煩雑な作業となりますが、だいたいの流れを把握し準備しておくことで、スムーズに移転でき、残念な結果を避けることができるでしょう。
