オフィス空間改善コラム その13：オフィスにかかるコスト削減のコツ

「オフィスのコストを削減したいけれど、何からどうしたらいいのかわからない」とお悩みではありませんか？
今回のコラムでは、どうすればオフィスコストを削減できるか、そのコツをご紹介します。


オフィスコストのどこを削れるか

オフィスコストには、「家賃」「光熱費・通信費」「OA機器・事務用品などの備品購入代」など、さまざまなコストがあります。これらの費用のうち、コストの種類を大きく３つに分けて考えてみましょう。

１．オフィス空間にかかるコスト
オフィスコストの中でも特に大きな割合を占めるのが、オフィスのスペースにかかる費用です。ここを削減できれば大きな効果が期待できます。

〇家賃交渉をする
管理会社や家主に値下げ交渉をしてみましょう。立地や築年数などが交渉の際のポイントになります。駅から遠かったり、古い物件であったりすれば交渉の余地があります。

〇オフィスの移転を検討する
アクセスのよい立地にあるオフィスは、クライアントからの評価や信頼性を高めますが、利益に見合った家賃でしょうか。現状がそうでないならば、利益に見合う家賃が低いオフィスへの移転を検討してみましょう。

〇サテライトオフィスを検討する
サテライトオフィスは、小規模なスペースで通信環境だけが用意されており、賃料が安く設定されています。複数の企業が同じフロアでエリアを区切って使うタイプのサテライトオフィスもあり、運営・維持にかかる費用が共同負担になるので割安です。


２．人員にかかるコスト
従来の働き方を見直すことで、コスト削減になります。

〇リモートワークを実施する
社員が出社せずに仕事をすることで、オフィス空間のスペースを縮小でき、交通費も削減できます。社員自身も往復の通勤ストレスから解放され、時間を有効に使えます。

〇ノー残業デーを実施する
残業代にかかるコストは企業にとって大きいものです。定期的にノー残業デーを実施することで、残業代や光熱費が削減され、社員は効率のよい働き方を促されます。

〇便利なシステムを活用する
例えば、社内研修にはeラーニング、問合せ対応には自動返信機能システムを導入します。初期費用はかかりますが、手間が減る結果、生産性向上や人件費の削減につながります。
インターネットバンキングやクラウドサービスの活用もおすすめです。


３．消耗にかかるコスト
光熱費・通信費、備品購入代などにかかるコストは、一つひとつは小さなものですが、積み重なると大きく膨らむので、決して侮れません。

〇電源はこまめに切る
あまり使用していないのに電源が入ったままのものはないでしょうか。待機電力も、塵も積もれば...です。使っていない時はこまめに電源を切りましょう。
また、蛍光灯はLEDにしましょう。LEDは購入費用が高めですが、寿命が長く電気代が安いので、長期的に見るとコスト削減につながります。

〇固定電話からIP電話に変更する
インターネット通信を利用したIP電話なら、基本料金や通話料が固定電話よりも安くなります。
スマートフォンなら、格安SIMに変更するのもよいでしょう。

〇OA機器はレンタルする
パソコンやOA機器の購入には大きな費用がかかります。レンタルすれば、初期費用が抑えられ、メンテナンスもレンタル会社が実施してくれます。

〇事務用品などの備品はまとめ買いする
よく使う事務用品などの備品はまとめ買いすれば、一つあたりの単価が下がり、コスト削減になります。

〇資料のペーパーレス化
資料を電子化しペーパーレス化することで、印刷代をカットできます。電子契約システムも利用し、インターネットFAXや見積書や請求書のPDF化なども活用しましょう。
どうしても印刷物が多いという企業の場合は、刷り放題サービスの利用を検討するのもよいでしょう。



オフィスのコスト削減について、すぐに取り組める小さなことから十分に検討が必要な大きなことまで簡単にご紹介しました。ご参考になれば幸いです。